Gestione del tempo

Tutti noi dovremmo imparare l'arte di avere tempo. Molto spesso non consideriamo che il tempo sia uno dei beni più preziosi che possediamo e che tendiamo a sprecarlo, probabilmente perchè crediamo di averne tanto a disposizione. Eppure più di una volta nella vita avremo sentito o detto la fatidica frase: “Non ho tempo!”. Il tempo è ciò che facciamo di esso, scoprire come poter sfruttare al meglio e quali sono le trappole che ci fanno perdere tempo è un buon inizio per imparare a gestirci.

Non affannarsi

Per sapere gestire il proprio tempo non è necessario fare tutto di corsa, affannandosi. La frenesia aumenta lo stress che deve sopportare il nostro corpo, affaticandosi e portando a spiacevoli sorprese come malattie o addirittura la morte. La medicina infatti riscontra molti infarti in imprenditori particolarmente accaniti. In realtà quindi la quiete ed il relax aiutano a risparmiare tempo: sforzare il corpo diminuisce la produttività ed aumenta la stanchezza. Una mente stanca non è razionale e porta a prendere decisioni sbagliate. Consentire quindi al corpo ed alla mente di rigenerarsi, concedendoci delle pause o dei momenti di svago è molto importante e porta benefici nel lungo termine, oltre che una maggiore lucidità e produttività durante l'arco della giornata.

Come guadagnare tempo

Esistono vari libri che trattano questo argomento: come guadagnare e gestire il tempo. Alcuni autori propongono l'utilizzo di agende, altre di programmi per pianificare la giornata e così via. Una tecnica molto efficace e semplice per imparare a gestire il proprio tempo è quella di scegliere e suddividere le priorità in base all'importanza, pianificando sul lungo termine. In una giornata lavorativa non tutto è importante allo stesso modo, pertanto suddividere le azioni da svolgere in gruppi e spalmarle in un arco di tempo che vada oltre la singola giornata ci aiuta a gestire meglio i problemi. Pianificare quindi non le singole giornate, ma intere settimane, mese anni. Non con limiti di tempo folli, ora per ora, ma con passi da rispettare per raggiungere un determinato obiettivo.

Gli elementi di disturbo

Comprendere ed eliminare gli elementi di disturbo ci consente di gestire più efficacemente il nostro tempo. La prima regola è quella di preoccuparsi di un problema alla volta, concentrandosi sul lavoro della giornata e non su quello dei giorni successivi. Dobbiamo porci come se fossimo degli operai che lavorano nella catena di montaggio, suddividendo un grosso problema in tanti problemi più piccoli e lavorando su ciascuno di essi singolarmente. Soltanto risolvendo i piccoli problemi saranno risolti anche i grandi. Al contrario si rischia di fare un polverone e di perdere energie e forze inutilmente. Avere un programma di lavoro ci consente di rendere più facile l'amministrazione della giornata: sappiamo cosa dobbiamo fare, entro quando e come.

Inoltre bisogna eliminare alcuni elementi di disturbo, spesso ossessivi, che ci fanno perdere tantissimo tempo. Ad esempio il telefono e la mail: quando riceviamo una telefonata o una mail interrompiamo il nostro operato per dedicarci momentaneamente alla telefonata o alla posta elettronica. Come è possibile riuscire a concentrarsi ed essere produttivi se si viene interrotti ogni dieci minuti? Affidare questi elementi di disturbo e di perdita di tempo ad una segretaria o ad una segreteria telefonica ci consentirà di rimanere più rilassati, concentrati e di sfruttare al massimo il nostro preziosissimo tempo.

Delegare

Un errore di molti è quello di accollarsi responsabilità e preoccupazioni al posto di delegare. “Faccio io!” diciamo spesso. E' un errore, in quanto affidare ai propri collaboratori delle mansioni ci consente di avere più tempo per riposarci o per risolvere un problema. Non è importante fare tanto, è importante fare bene. Lavorare concentrati su poche cose ci aiuta a risolvere nel modo più corretto piuttosto che lavorare su tante cose ma in maniera confusa.

Le pause

La pausa è una delle poche cose che non si considera. Eppure spesso il nostro corpo ci trasmette la necessità di dover staccare per qualche minuto, di doversi rilassare. Per esempio, cominciamo a stropicciarci gli occhi, oppure a stiracchiarci o sbadigliare. Sono tutti segnali che il nostro cervello ci dà per farci capire che abbiamo bisogno di qualche minuto di riposo, di svago. Pianificare le pause è fondamentale nella gestione del tempo, in quanto non è uno spreco inutile ma soltanto un modo per resistere senza opporre resistenza alle necessità del nostro corpo. Evitare le pause fa accumulare stress e fatica e dopo poco tempo porta ad una stanchezza cronica, alla mancanza di lucidità e di capacità di analisi e di scelta. Come pausa non bisogna intendere soltanto l'interruzione di pochi minuti fra una mansione e l'altra, ma anche il dedicarsi ad attività sportive e ricreative o alla propria famiglia. Proprio questo aspetto è molto importante: ha dei vantaggi psicologici molto importanti in quanto oltre che a svagare e ricaricare il nostro corpo, ci aiuta ad avere una vita serena, rilassata e felice.